El organizar un evento, ya sea presencial u online conlleva complicaciones, entre ellas podemos mencionar; selección de una fecha y hora adecuada, planificar correctamente el presupuesto, escoger el lugar o plataforma online adecuada, hacer una buena promoción, etc.
Como esos problemas te puedo mencionar varios más. Pero qué hay si te digo que puedes evitarte muchos de esos dolores de cabeza haciendo uso de una plataforma online para gestión de eventos. De eso casualmente va este post, donde hablaremos de Eventbrite, una compañía que te vendrá muy bien si tienes en mente organizar cualquier tipo de evento en estos días, con ella podrás enviar invitaciones online de tu evento, gestionar el pago de entradas, buscar público objetivo y más.
1. Los eventos y el COVID-19
Estoy escribiendo este post en lo que viene siendo la cuarta semana de cuarentena por el COVID-19 aquí en Argentina, y por ello no podía dejar de hablar de ello. En realidad no es que escriba sobre la cuarentena en todos y cada uno de los post que he escrito en estos días, sino ya podría pensarse que estoy loco.
Pero es innegable la relación entre cualquier tipo de evento, como casamientos, cenas de egresados, festivales de música, conferencias, cursos onlines, etc, con esta pandemia que nos azota. Y esta relación no se dará solo hoy, la verdad es que tendrá un efecto rebote por mucho tiempo más.
Tal vez para quienes nos movemos en el mundillo de internet hacer cursos online, presenciar conferencias o charlas por medio de plataformas como Zoom, nos resultaba algo cotidiano. Estas tecnologías que nos permiten conectar a muchas personas de manera remota y en vivo existen hace años, pero está visto que tuvo que llegar una pandemia para que se popularicen masivamente.
Hoy parece lejano el tiempo en que nos agolpábamos para comprar una entrada para un recital. Mientras tanto cada día son millones las personas que por primera vez en su vida presencian un evento de manera online. Esto indudablemente sentará las bases para el futuro.
Frente a todo esto, y aprovechando que cuentas con algo más de tiempo que normalmente, es un buen momento para que tu también vayas amigandote con tecnologías como Eventbrite. No dudo que el uso de plataformas como esta tendrán un auge en los tiempos venideros.
2. ¿Cómo te puede ayudar Eventbrite?
Básicamente Eventbrite te ayuda a la gestión general del evento. Si se trata de un festival de música no esperes que ellos busquen las bandas y el lugar por tí, ese tipo de cosas las deberás seguir haciendo tú. Pero por lo demás es una herramienta muy completa, enumeremos algunas de sus funciones.
→ 2.1 Inscripción de participantes a eventos
Cuenta con un sistema muy amigable para ayudarte a inscribir participantes a eventos. El mismo consta del armado de un formulario de inscripción, en el cual tú seleccionas los campos de información que necesites solicitar.
Tendrás en todo momento acceso a la base de datos para consultar como van las inscripciones, algo que te permite ir variando las estrategias de marketing si ves que es necesario.
Por otro lado este formulario es de sencilla integración para cualquier sitio web, incluso podrás colocarlo en la Fanpage de Facebook, aumentando así la captación de participantes.
Además, en caso de tratarse de un evento que piensas repetir en muchas fechas, puedes darle la posibilidad a quien se inscribirá de elegir qué fecha le resulta más conveniente.
→ 2.2 Envío de entradas online
Con Eventbrite no tienes que preocuparte por que los participantes a tu evento vayan a amontonarse haciendo colas para conseguir su entrada.
Una vez inscripta la persona recibirá la entrada a tu evento en su casilla de correo. Eso agiliza cualquier todo el proceso.
→ 2.3 Gestión de pago de entradas
Algo que realmente da muchos dolores de cabeza en este tipo de tareas es el gestionar los procesos de pago.
Si dejas la organización en manos de Eventbrite te aseguras que cualquier personas pueda pagar ya sea con su VISA, Mastercard o American Express. Es más también cuenta con puntos físicos para pago en efectivo como son Rapipago y Pago fácil.
Por otro lado podrás contar con el dinero de las entradas de manera progresiva, algo que viene de mucha ayuda para ir pagando los gastos iniciales de cualquier evento.
→ 2.4 Creación de un sitio web para el evento
En este blog he hablado cientos de veces de las ventajas que trae tener tu propia web, pero la verdad es que no todo el mundo lo tiene, es más somos la minoría quienes sabemos crear uno.
Eventbrite te da las herramientas necesarias para que tengas una página de nivel profesional para tu evento. Esto sin dudas le da un toque de profesionalismo a tu evento que lo hará destacar. Además otorga una facilidad extra para que los posibles participantes compartan el evento, la publicidad gratís más efectiva.
→ 2.5 Amplía el alcance de tu evento
Llevar la organización de un evento a internet te permite que el mismo se globalice. Cualquier persona, independientemente de donde se encuentre podrá inscribirse, pagar por su entrada y participar.
Por otro lado, si sabes aprovecharte de herramientas como las redes sociales, o haciendo algo de SEO de buscadores como Google, no hay límites para calcular el alcance que puedes lograr.
Los anteriores son para mi los cinco puntos más importantes en los que te puede ayudar Eventbrite, pero te aseguro que me estoy dejando varios en el tintero.
Ya voy terminando el post, pero no podía dejar de mencionar que Eventbrite es de uso totalmente gratuito para eventos con entradas gratis, eso es algo que no se puede dejar de remarcar.
Bueno y hasta aquí llegamos, espero que haya sido de utilidad el post. 😉